eSupportを利用する理由
eSupportのホームーページにご訪問いただきありがとうございます。
このホームーページでは、
- お客様へのメールの返信や管理に時間がかかって いる。
- メールの情報共有が社内でうまくいっていない。
- お問い合わせが多くて困っている。
- 顧客別にメール対応履歴を作りたい。
以上のような課題をお持ちの企業様に弊社が提供 するeSupportというメール管理ソフトで具体的にどのような形で解決できるかという所にまで踏み込んだ形で解決方法を提示いたします。
「eSupportメール管理ASPをお申し込み頂きありがとうございました。あと は頑張って下さいね」というスタンスではなく、「eSupportメール管理ASPをお申し込み頂きありがとうございました。これから一生懸命にサポート させて頂きますので、ぜひeSupportを活用して御社のビジネスを拡大して行って下さいね。」というスタンスでお客さんにサービスを提供したいと考え ております。
さて、冒頭にて4つの課題をお持ちではないです か?と言うことで書かせていただきましたが、そもそも当社が販売する「eSupportメール管理ASP」とは何なのか?
この商品を理解するには、弊社が eSupportを導入に至った経緯をご理解いただくことが最も早いと思います。
弊社が創業した2003年頃は、中小企業のホームページ制作を主業務としておりまし た。事業は順調に進み顧客件数も増えてきた頃、比例してお問合せ件数も日に50程度受けるようになりました。
お問い合わせの内容は、ホームーページの修正依 頼や、新規受注のお問い合わせ、ショッピングシステム構築のお問い合わせなどホームページ作成に関するあらゆるメールです。
当時はWindowsに標準でインストールされ ているOutLook Expressというメーラーで顧客ごとにフォルダを 作って、メッセージルールを作成してメールをフォルダに分けて整理整頓をしていましたが、1日に50通近くのメールを受信するようになると、
- どの顧客がどの様な問題を抱えていて、それは解 決しているのか、返信待ちなのか を常に管理する必要があるので、フォルダを定期的に管理しなければならず、その時間が本業務であるホームページ制作業務を圧迫するようになった。
- スパムメールとの分類にかなりの時間を費やすよ うになり本業務であるホームページ制作業務を圧迫するようになった。
- 一部の受信メールはメーリングリストを利用して 社内でメール共有化をしていたが、関係のないメールまで受信してしまうのでメールを読む時間を取られるようになった。
そこで、この課題を解決できるツールがないかとインターネットで探し始めたのが、 eSupportの発見になります。つまり、「当時の私は現在のあなた同じ状況」になると思います。
当時米国のIT企業はメールの管理にeSupportというインドKayako社が開発したメール管理ツールを多く導入されている実績がございました。弊社もさっそくeSupportを導入し英語のまま2、3年の運用を行い、このシステムの動作具合などを試験運用してきました。特に動作にも操作にも支障がないことを確認し、バージョンが2系から3系に上がる時に、これば日本のお客様にも紹介しようと言うことで、日本語版の販売をすることを決めました。これがeSupportの導入経緯になります。 詳しくはこちらをご覧ください。
「メールをブラウザで管理する」といきなり言わ れても、「ぱっ」とせずよくイメージがつかないと思いますが、仕組みとしてはローカールメーラーで設定していたメールアカウントをeSupportに登録 して、eSupportで受信したメールをメーラーで確認するようになります。
製品名 | Outlook Express | eSupportの場合 |
---|---|---|
メールの受信/送信 | デスクトップ上のメーラーを利用 | ブラウザを開いて確認 |
メールの共有 | メーラーがインストールされた パソコンを利用し ているユーザーのみ |
どなたでも |
メッセージルール | ○ | ○ |
迷惑メール対策 | メールサーバー側で対処 | |
セキュリティー対策 | 各ユーザーが個別で管理 | eSupport側で一元管理 |
ステータス管理 | × | ○ |
定型文作成機能 | × | ○ |
添付メール | ○ | ○ |
カテゴリ分類機能 | × | ○ |
対応履歴管理 | △ 非常に見づらい、分かりづらい |
○ |
顧客別対応履歴管理 | × | ○ |
図1 ローカルメーラーとブラウザメーラーの違 い
図1の表にある大きな違いと言えば、メールの共有と参照になります。デスクトップのメーラーでは、そのパソコンを利 用するユーザーのみしかメールの閲覧ができませんので、メールを共有したりすることができません。
メールの共有はメーリングリストを活用すること で対応はできますが、メーリングリストの場合は不要なメールも全て受信することになりますのでビジネスの現場ではあまり役に立ちません。
一方ブラウザメーラーの場合は、オンライン上で メールの受信を行うのでインターネットにつながった環境さえあればいつでも、どこからでもブラウザを通じてメールの閲覧が可能になります。また他のユー ザーが受信したメールをを共有することも可能になります。
このように、ブラウザメーラーのメリットはメールの共有が簡単にできることです。ではメールを共 有化することのメリットをもう少し具体的に利用シーンを想定しながら説明いたします。
簡単ではありますが、eSupportの販売経緯について紹介させていただきました。
株式会社デジタルスタジオ
代表取締役社長 板橋憲生