システム開発やシステム保守会社の場合、24時間365日体制でシステムを保守したりサポートを受け付けなければならないことがあります。
これをeSupportを活用して、特定の条件のお問合せ時に携帯へメール通知し、すばやく対応できるシステムに設定を行う方法を紹介します。
例えば、ユーザーがお問合せをしたときに、優先度が[緊急]で送信されたときに携帯にメール通知するという設定を行ってみましょう。
1.緊急用のスタッフとして新規にA役員さんをスタッフとしてコントロールパネルからまずは登録します。
- お名前 - ここでは[緊急用A役員]という名前で としてスタッフ登録しておきます。この名前は実際に顧客用に使うわけではないのでわかりやすい名前ならなんでもかまいません。
- ユーザー名 - 任意のユーザー名で[suA]と登録しておきます。この名前も実際には顧客用に使うわけではないのでなんでもかまいません。
- パワード 任意のパスワードを指定します。
- メーアドレス - 携帯で通知を受け取る携帯メールアドレスを登録します。
- グループ [スタッフ]を選択します。
2.A役員さんログイン情報でスタッフコントロールパネルにログインします。 チケット > アラート > アラート登録 に行きます。
- アラートルールのタイトル [緊急用携帯アラート]と入力しておきます。 これは顧客に表示されるデータではないので、なんでも結構です。
- アラートタイプ - アラートタイプには[Eメール]を選択します。
- アラートスコープ - [プライベート]を選択します。
- アラートアクション - [新しいチケット]、[顧客返信]、[チケットの移動] を選択します。
以上で設定は完了です。[登録]ボタンを押してデータを保存します。
アラートオプションとして次の項目の設定をしておきましょう。
- 部署別で設定 - [すべての部署] を選択しておきます。
- チケットのステータスで設定 - [--すべてのチケットステータス--]を選択しておきましょう。
- チケットの優先度で指定 - [緊急]を選択します。
3.確認のために、お問合せフォームから、任意の部署を選択し、優先度を[緊急]に指定してお問合せを送信します。
お問合せを送信します。
携帯へメールが送信されました。このメールを元に、アクションを起こします。
補足事項
1から３の手順を繰り返し、優先度を[危機的事態]は他のスタッフを新たに登録してアラートを設定することで、次のような応用を行うことができます。
- 優先度 [低〜高] は通常のスタッフに割り当てられたメール通知を行う。
- 優先度 [緊急] は役員Ａさんの携帯メールへ通知を行う。
- 優先度 [緊急事態] は役員Ｂさんの携帯メールへ通知を行う。
- 優先度 [危機的事態] は社長さんの携帯メールへ通知を行う。