メールアカウント登録 - メール取込


メールアカウントセクションではメールアドレスの追加と設定を行います。 eSupportでは指定したメールアドレスにメールを送信するだけでチケットの作成を行うことができますが、それにはこのセクションでメールアカウントを予め登録しておく必要があります。 メールアドレスの登録はとてもシンプルです。 次の項目の登録を行います。:

- 登録メールの内容
- ログイン情報 (POP3/IMAP を選択した場合は必須)
- メールアカウントオプション
- その他の設定
- チケット詳細


登録メールの内容

次の画像の通り表示されるセクションでは登録するメールアドレスの取込形式について設定します。

Eメールアドレス: このフォームには登録するメールアドレスを入力します。メールアドレスは部署ごとに登録することを推奨します。
次の例の通り、メールアドレスは1つだけではなく、部署ごとに登録していきます。部署がメールアドレスで区別できるようにメールアドレスの@の前のアカウント名は部署名がいいと思われます。

- support@domain.com
- sales@domain.com
- billing@domain.com

メールキュー:これはデフォルとで"チケット"が選択されています。この設定は変更しないでください。

メール取込方式: メールを取込する形式をリストボックスから選択してください。各項目の意味は次の通りです。

- Pipe
- POP3
- POP3 SSL
- IMAP
- IMAP SSL

Pipe: Eメールパイピングとはメールを送信する技術の名称です。eSupportをインストールしたサーバとメールアカウントをホスティングしているサーバが同一の場合(つまり同一サーバ内でウェブとメールを共有している)に利用できるメールのリレー方式です。一般的にはメールボックスへユーザー名とパスワードで認証をしてメールデータの取り込みを行ないますが、パイプにの場合は保存することなく別のプログラムに入力することができるため、あるプログラムの出力を別のプログラムに入力し、さらにその出力を別のプログラムに入力し…、といった具合に、パイプをつないでメールを取込みます。登録完了後に必ずサーバ側でCRON設定を行なってください。

POP3/IMAP:一般的にはこの方法で取込することを推奨します。POP3、IMAPでの取込は一般的なメールアクセスと同様です。メールサーバのホスト名、アカウント名、パスワード、ポート番号を指定するだけでメールをeSupportに取込します。もし、あなたの利用しているメールアドレスのサーバとeSupportを設置したサーバが異なる場合などは必ずPOP3を指定してください。登録完了後に必ずサーバ側でCRON設定を行なってください。

ログイン情報 (POP3/IMAP を選択した場合は必須)

次の画像の通り表示されるセクションではPOP3/IMAPを選択した場合に必須となるメールアカウントのユーザー名はパスワードを入力します。

ホスト名:メールサーバのホスト名を入力してください。ホスト名、またはIPアドレスを指定することができます。例ホスト名: "mail.domain.com"

ポート番号: メールサーバのポート番号を指定します。前のセクションでPOP3/IMAPを選択した場合、自動的にこのフォームにはポート番号が挿入されます。一般的にはこのポート番号で特に問題ありませんが、利用しているサーバ環境によってポート番号が異なる場合がありますので詳しくはサーバ業者まで問い合わせてください。

ユーザー名: 登録するメールアドレスのユーザー名を入力します。

パスワード: 登録するメールアドレスのパスワードを入力します。

メールアカウントオプション

次の項目では登録するメールアドレスから送信されるメールの送信元名と送信元メールアドレスを指定することができます。この項目は指定しなくても問題ございません。

送信元のお名前 :お名前を指定した場合はこのメールアカウントから送信される全てのメールの送信元名(From)として表示されます。

送信元アドレス :送信元アドレスを指定した場合はこのメールから送信されるメールアドレスとして顧客のメーラーには表示されます。

その他の設定

次の項目ではメールオプションとして送信されるチケットの件名と署名に関する設定を行ないます。

件名に付加する接頭辞: 接頭辞を付加する場合、全てのメールの件名に指定した文字列が挿入されます。例えば "SUPPORT" と指定した場合はスタッフへ送信されるメールの件名には必ず [SUPPORT #ABC-12345]: Actual Subject のようになります。この項目は指定しなくても問題ございません。

署名:このメールアカウントから送信する際に付加するEメール署名を入力してください。この項目は指定しなくても問題ございません。

アカウント登録を必須としますか? :有効にした場合、アカウント登録したユーザーのみがメールの送信/返信を行うことができます。(推奨されません)

自動返信メールを有効にしますか?:有効にした場合、顧客がこのメールアドレス宛に送信した際にチケット確認内容を含むメールを自動送信します。

必要事項を入力したら次へボタンをクリックします。

チケット項目

次へボタンをクリックすると次のフォームが表示されます。このメールアカウントで取込されるチケットの詳細設定を行ないます。

部署:このEメールアカウントに送信した際に作成されるチケットの部署を指定してください。

チケットステータス:このEメールアカウントに送信した際にセットされるチケットのステータスを指定してください。

チケット優先度:このEメールアカウントに送信した際にセットされるチケットの優先度を指定してください。