ヘルプデスク eSupportは顧客からのメール整理整頓で困っている企業様へお問い合わせがオンラインで管理できるソリューションを提供します。

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Home » eSupportを利用する理由

あなたが今、お客様からのお問合せ管理や返信に、とてつもない時間を浪費され、どんな整理術を駆使してもお問合せサポート業務が効率化しないと思われるならこのホームページは完全無料でその方法の全てを知ることができます。メール対応時間を今よりも削減することに成功し、その余った時間でもっとビジネスを加速したいと少しでも思うのならば......　
今すぐにこのページを熟読してください。

このホームページではeSupportという独自のメール管理ノウハウについて説明していきますが、その前に...

メール管理で厄介なのは、迷惑メールと言いたいところですがメールの受信数が多い方になると実は違います。迷惑メールは削除する手間がかかるので確かにメール管理の弊害になりますが、Gmailｌなどを経由してメール受信することである程度は軽減できます。実際に私はそうやって迷惑メールを回避しています。

メールを利用して顧客とコミニケーションを取ったり、メール通知がビジネスの起点とした場合、それよりももっと重大なことがあります。

ある程度メール管理をしてきた方なら、メールアドレス別か顧客別にフォルダを作成し、メッセージルールでメールを振り分けられていたと思います。そのやり方を否定したりとかではなく、また別に間違いでもありませんが、あなたも過去に経験があるかもしれませんが、ある程度の件数となってくると.........

どの顧客が　どの様な問題（案件）を　抱えていて、それは解決しているのか、返信待ちなのか
今、自分はどの顧客に対してどのような行動を取るべきなのか？

お問合せが多くて混乱してしまったとき、何をすべきかをどうしたら解決できるか？

あなたにとって整理整頓が得意なのであればこんな程度のことは一瞬で片付けてしまうと思いますが、私の性格のように常に何かを考えているので時々忘れてしまったり、いい加減な性格の私には、どのメールから最初に対応していけばいいのか、メールのお問合せ件数が多くなると優先順位の付け方に困惑してしまうことです。

そんな状況のときに、もし自分のやるべきことを提示してくれるようなシステムがあったとしたら、それはビジネスにおいて絶対に必要だと思いませんか？

あなたはそのノウハウと活用術を今すぐ無料で知りたいと思いませんか？

もちろん、あなたの答えは多分ＹＥＳでしょう。誰でも完璧なんて人間はいません。しばしばメールの返信を忘れてしまう事だってだれでもあることです。

しかし、2007年ついに世界標準となるメール管理ソフトが日本に上陸したのです。 このソフトを利用して顧客からのお問合せメールを管理することで今後あなたのメール管理方法は劇的に変わるでしょう。
メールを管理する上で最も手間がかかった事例を以下に紹介します。

1. メールの返信を忘れてしまったり、何をすべきか分からなくなってしまうことがある。
2. メール返信時に、以前のお問合せ内容を確認しなければ返信ができないことがある。
3. ホームページのお問合せフォームを自由に作成できない。

特に1番目のメールの返信を忘れてしまったり、何をすべきか分からなくなってしまうことがある。　について、これは対応が遅くなったり、最悪の場合メール返信を忘れてしまったりということになれば、顧客を失う原因、ビジネスの機会損失になる可能性もあります。私はインターネットでビジネスを提供しているという業種上、この問題が創業当時からの悩みの種でもあり、事業が拡大するにつれて、さらにこの問題は深刻化していきました。

何とかこの問題を解決できないかと悩んだ末、eSupportという世界標準のメール管理ソフトで解決ができることをついに発見したのです。

そして、日本語化に取り組み約3年間の試用期間とテストを重ねた結果、お問合せ件数が多くなればなるほど威力を発揮する究極のメール管理ソフト（ヘルプデスクシステム）が誕生したのです。それが、これから紹介するeSupportです。

ユーザーからのお問合せメールの整理整頓に困っており、本気でメール管理に対する姿勢を改善・効率化をしたいと思っているのであれば、このページはあなたにとって必ず役に立つとお約束できます。

私がそこまで自信をもって言えるのには...

世界的に活躍をしている大企業が顧客のサポートシステムとして導入しているだけの証明がありますので、十分実績としてはご理解いただけると思います。

ズバリ、これから説明する内容を読んだ後、あなたの会社の顧客サポート環境は変わるでしょう。
では、

eSupportを利用するとなぜお問合せ数が増えているにもかかわらず、以前よりも短い時間で対応可能なのか？

お問合せ件数が増えるとやはり、慌ててしまいます。。。　でもこれは一生懸命対応しようとしているわけですから人として自然なことです。
ただ毎日これではさすがに疲れてしまいます。

自分の頭の中で優先順位をつけて把握できるのは個人差もありますが、せいぜい10件程度です。20件、30件となればパニックになり、毎日がストレスです。

ですが、今の私のメール管理・整理整頓はなんら問題なく、お問合せ件数が増えようともパニックになることはありません。
私に特別な能力があるとか、メールが速読できるとかではありません。私はメールを読むのも遅いですし、読解力もかなり悪いほうです。国語の成績はいつも５段階中２でしたから、極めて理解力は低いほうです。しかも性格的なのか、何なのか分かりませんがとにかく忘れっぽい。昨日食べた夕食でさえ結構忘れがちです。　いかに私がメールを管理する職業にもかかわらず乏しい能力であるということがお分かりになると思います。

しかし、そんな私でも何の苦労もなく、頭のCPUを使うこともなく、あわてづにスムーズにメールの対応を行うことができます。しかも以前よりもお問合せ件数が増えているにもかかわらずです。その答えはズバリ、これから説明するeSupportという世界標準になりつつあるメール管理ソフトの究極版とも言うべき,ビジネスパーソンへ提案するソフトウェアが日本に上陸したのです。

以下の画像を見てください。

これは私がメールを管理している画面です。私宛に送信される全てのメールはこの画面上に集約されます。
画面右側に一覧表示されているのは顧客から送信されたメールです。画面左側にはどの部署に送信されたメールなのか、そしてフォルダによってそのメールが現在どのような状態（ステータス）なのかを一発で確認できます。　

同時にメールが受信された時間からの経過時間と返信までの期限も表示されています。ビジネスのメールの場合、私は12時間※以内に対応するよう心がけていますが、このシステムを利用しているため、まず返信が遅れることはありません。※
※返信期限は時間を指定することが可能。
※平日営業日時間に送信されたメールを意味する。土日祝日に送信されたメールは含まない。

これが私のメール整理術のテクニックです。特別な能力があるわけではないのです。

それでは順を負って説明します。

eSupportのメール管理 システムによって自動的にメールが整理整頓されているのが分かると思います。あなたが今やるべきことは、未解決フォルダにあるメールの返信をするだけです。
今までのようにフォルダ分けして顧客別に分類する必要もありませんし、フォルダごとにいちいち確認する必要もありません。
必要であればその顧客が以前送信した送信履歴も一発で確認できます。 あなたが返信をすれば自動的に保留、または解決済みのフォルダに移動されます。

そして、メールの返信を行う際は極限までスリム化した手順で最短時間で返信作業を可能にしているのが以下の動画で理解できるはずです。
以下の動画は実際の返信するときのデモストレーションです。下にある再生ボタンをクリックすると動画が再生します。

返信した後に、一定の時間が経過しても顧客からの返信がない場合はシステムによって自動的に”返信をしてください”というアラートメール※を送信してくれます。これにより、顧客側にメール回答の返信を促すことができます。参考までに大規模コールセンターやカスタマーサポートセンターなどを配慮して、サービスレベルアグリーメント（SLA）やエスカレーションを活用してメールを管理することも可能です。
※アラートメールの有効、無効は設定可能。

左側に表示されている部署は、部署ごとのお問合せフォームから送信されたメールです。私は１人で４部署の管理責任者となっていますのでログインすると４つの部署が表示されます。部署には専用のメールアドレスを指定することができますから、顧客にはお問合せフォームのURLを教えるか、または指定した部署用のメールアドレスを教えればOKということになります。したがって、弊社のお問合せ情報が記載されているページはこのようにレイアウトされています。

例えば弊社の営業部宛てのメールアドレスは sales@ds-style.com　ですが、このメールに送信してもお問合せフォームから直接送信してもどちらの方法でも営業部へメールは届くようになっています。

あなたの会社の代表メールがあるとすれば、それを営業用のメールアドレスにするといいでしょう。仮にそのメールアドレスが info@domain.comだとすれば このメールに送信された全てのメールはeSupport上で管理が可能です。スペースの関係上、メリットが少なくともまだまだあるのですが、今私が説明しているのはその代表的なものです。

それと、メールを管理する上でeSupport導入前は、メールの履歴を確認するときに、

以前のお問合せ内容を確認しなければならないメール返信はストレスが溜まる！と思ったことはありませんか？

という状況が多々ありました。
OutLookExPressなどでメールを管理しているとします。もしメールの返信をするときに以前のお問い合わせ内容を確認しなければならないような状況の場合、　それはストレスになったりすることがありませんか？

短気な性格もありますが、かなりのストレスを感じます。というのも、前のお問合せ内容を検索して以前どのようなお問合せをして現在の質問につながっているのかを確認しなければならないからです。通常の新規のメールに比べて、返信するのに手間と時間がかかります。つまり多少のストレスを感じたりまします。

ズバリeSupportを利用するとこの手間が完全になくなります。
メールのやりくりはメール返信フォームで全て掲示板形式で一覧上で参照できますから、前の顧客の返信内容やその前の返信内容まで含めて一瞬で把握できます。以前に送信された添付ファイルも含めてです。前回送信されたメールを検索しりする必要は今後なくなります。 顧客はスタッフから送信されたメールを今まで通り返信をすると、システムに自動的に取り込みされます。そしてスタッフは取り込みされたメール本文を管理画面上で確認することができます。

以下がそのスクリーンショットです。前回、前々回とメールを検索しなくてもシステムが自動的に関連付けてくれます。

通常のメーラーでは、他のスタッフにCCで送る場合などは前回どのような返信内容だったかを確認することができません。これは、メールの内容を他のスタッフ、異なる部署間が確認したりするときに非常に役に立ちます。

この掲示板式表示によってさらにメール返信に関する手間と時間を短縮することが可能になるわけです。
そして最後にメールを送信する入り口ともなるホームページのお問合せフォームについて説明しておきます。

ホームページのお問合せフォームが自由に作れない！　と思ったことはありませんか？

既にeSupportを利用するメリットは伝わってきたと思います。しかし、さらにメール管理を完璧に管理するためには、顧客がお問合せしてくる入り口も重要なんです。つまりお問合せフォームです。

メールを受信するには、顧客がメールアドレス宛に直接送信するか、またはホームページなどのお問合せフォームから送信するのが一般的です。ホームページでビジネスをされている方ならお問合せフォームは用意していると思います。

ホームページ上にお問合せフォームを設置するにはPHPとかCGIといったプログラムで作成しないといけません。また商品やサービス、または部署別にお問合せを管理する場合はサイトごとにお問合せフォームを作成する必要がありますが、これはスピードを意識してビジネスをされている方の場合、何かの製品やサービスに対するお問合せフォームを作成するときに毎回作成依頼をしなければなりません。ここにビジネスのスピードを低下させる原因があります。

もし、自分の思ったときにすぐに顧客の意見をホームページから集められる体制があったらあなたのビジネスは間違いなくもっと加速されると思いませんか？

これはメールを管理する上で重要です。
あなたはプログラムの知識なしに５分でお問合せフォームを作成することができます。しかもお問合せフォームには自由に項目や選択地などをあなたが必要とする項目を自由にカスタマイズして設定することができます。必須項目なども指定できます。これは何かのアイディアやサービスを思い立ち、すぐに顧客の意見を聞きたい時などに、瞬時にオンラインでお問合せフォームを作成することができるということです。

お問合せフォームが自分で作成できるということは、商品の見積を取ることもできますし、アンケートを取ったり、定型フォーマットで顧客の意見をホームページ上から取得したりすることができます。ひとつでも多くの顧客情報、顧客の意見が取得できることは製品やサービス、サポートの対応全てにおいて顧客満足度の向上に影響を及ぼします。このシステムが背景にあってサービスを提供しているのとそうでないのでは、大違いです。

お問合せ画面

お問合せ内容を確認できる

 

導入に当たってのメッセージをお送りします。

eSupportを導入するためには

• あなたの顧客がアクセスするためのお問合せフォームのURLを決めていただくだけです。
• その他に特別何かを用意する必要はございません。
• 特別な知識は一切必要ございません。
• メールの返信、新規作成はeSupportに変更になります。
  　→もし利用して実際に使いづらければ、いつでも戻すことができます。

eSupportにはメールを管理すること以外に

• トラブルシューターを作成することもできます。
• お問合せからよくある質問を作成することもできます。
• ダウンロードファイルの登録をすることもできます。
• ニュースの登録をすることもできます。
• スケジュール管理をすることもできます。
• スタッフ間のメッセージをやり取りすることもできます。

導入前に行うこととして

• オンラインデモサイトで確認することができます。
• 弊社にお問合せを行うことで、eSupportの顧客側の立場としてその対応を体感していただけます。
• 上司や社長には　　PDF資料ダウンロード　を提出してください。